Главная страница
qrcode

ДИПЛОМ. В данной дипломной работе спроектирована и разработана база данных Отдел кадров аэропорта средствами субд microsoft Access


НазваниеВ данной дипломной работе спроектирована и разработана база данных Отдел кадров аэропорта средствами субд microsoft Access
Дата19.11.2019
Размер0.98 Mb.
Формат файлаdocx
Имя файлаДИПЛОМ.docx
ТипДокументы
#66714
Каталог


Введение
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности человека. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Личностные и профессиональные сведения о работниках являются объектом систематизации, организованного хранения и поиска кадровых служб предприятий, организаций и учреждений любой формы собственности.

Любая кадровая служба имеет дело с большим объемом информации, которая к тому же довольно часто изменяется. Ручным способом вести всю эту информационную систему и поддерживать ее в достоверном состоянии – сложно, именно поэтому для управления кадровыми системами сегодня активно применяются автоматизированные информационные системы управления кадрами. Такие системы на предприятиях обеспечивают не только оперативное регулирование кадровым потенциалом предприятия и обеспечивают достоверность данных о работниках, но и также создают возможности для обеспечения защиты информации и ее конфиденциальности.

Одним из средств создания АИС является СУБД Microsoft Access, которая объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Система база данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы.

В данной дипломной работе спроектирована и разработана база данных «Отдел кадров аэропорта» средствами СУБД Microsoft Access.

Цель дипломной работы - создание базы данных отдела кадров для предприятия, которая обеспечит систематизацию обрабатываемой информации, сокращения бумажного документооборота, автоматизированное ведения учета данных о сотрудниках предприятия, совместное использование единого информационного ресурса и своевременное его обновление.

Поставленная цель обуславливает решение следующих задач:
описание предметной области и постановка задачи;
  • построение логической модели БД и нормализация данных;
  • создание физической модели АИС средствами СУБД «Access».
    В представленной дипломной работе спроектирована и разработана база кадровых данных о работниках аэропорта, которая соответствует вышеуказанным требованиям. Кроме того, АИС «Отдел кадров аэропорта» обеспечивает удобный интерфейс просмотра данных, их ввода и изменения, возможность создания различных запросов в соответствии с требованиями, формирование отчетов разных видов в соответствии с требованиями пользователей баз данных.

    Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что представленная кадровая база данных «Отдел кадров аэропорта» может реально использоваться на предприятии, обеспечивая быстрый поиск требуемой информации, формирование запросов разных видов, создание отчетной документации и ведение базы данных.


    В настоящее время в век информационных технологий на предприятиях разных сфер деятельности активно используются автоматизированные информационные системы.

    АИС обеспечивает структуризацию и систематизацию хранимой и обрабатываемой информации, быстрый поиск необходимых данных для решения управленческих задач на предприятии, внедрение электронного документооборота.

    В представленной выпускной квалификационной работе в качестве предметной области рассматривается работа отдела кадров аэропорта. Используемая информационная система предназначена для автоматизации профессиональной деятельности работников отдела кадров аэропорта, в частности, учета сотрудников предприятия, их должностей и окладов, домашних адресов, номеров телефонов, а также для формирования запросов и отчетов разных видов, используемых в оперативном управлении кадровой службой и для вышестоящих инстанций.

    В функциональные обязанности администрации и работников отдела кадров входят следующие виды деятельности: формирование информации о сотрудниках предприятия, внесение изменений в данные о сотрудниках, добавление новых записей о вновь поступивших работников, удаление старых записей.

    Все сведения о сотрудниках хранятся на бумажных носителях в виде личных дел. К недостаткам такого хранения информации относятся: большие объемы информации, занимаемое место, возможность физического повреждения, возможность утери. Именно поэтому наряду с формированием и ведением библиотеки личных дел и картотеки целесообразно создание электронной АИС о работниках предприятия.

    Использование системы должно значительно снизить временные затраты на получение необходимой информации о работающих аэропорта, обеспечить руководство необходимыми данными о положении дел в кадровой службе, снизить уровень ошибок, повысить эффективность работы администрации предприятия и работников отдела кадров аэропорта.

    Проектирование и создание физической модели АИС «Отдел кадров аэропорта» позволяет реализовать следующие требования:
    учет всех сотрудников предприятия;
  • данные о сотрудниках;
  • сведения о зарплате;
  • домашний адрес сотрудников;
  • сведения о детях;
    сведения о предыдущих местах работы сотрудников;
  • информация об образовании, занимаемой должности;
  • сведения о семейном положении.
    Типичными операциями над АИС являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом АИС.

    Для реализации автоматизированной информационной системы «Отдел кадров аэропорта» выбрана СУБД Microsoft Access, которая предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, электронные таблицы), использование разных форматов хранения и представления данных при выводе на экран или на печать. Кроме того, СУБД Microsoft Access обеспечивает возможность манипулирования информацией в соответствии с требованиями пользователя БД и реализует возможность защиты данных АИС.

    В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

    Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к базе данных структур (таких, как базы данных Paradox, dBase и SQL).



    В основе, представленной БД лежит совокупность следующих таблиц: сотрудники, семейное положение, образование, место предыдущей работы, зарплата, должности, дети. В таблице 1. представлены атрибуты каждого объекта базы данных.
    Таблица 1 Список используемых таблиц
    Название
    Описание
    Сотрудники
    Содержит следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, должности, номер паспорта, улица, город, дом, квартира, почтовый индекс, домашний телефон, дата рождения, дата найма и увольнения, семейное положение, общий стаж работы, зарплата, образование
    Место предыдущей работы
    Содержит следующие поля: название компании, город, область, номер телефона
    Дети
    Содержит следующие поля: фамилия, имя, отчество, возраст
    Образование
    Содержит данные об образовании сотрудника
    Семейное положение
    Содержит информацию о семейном положении данного сотрудника
    Должность
    Содержит информацию о должности занимаемой сотрудником

    Основной таблицей в базе данных «Отдел кадров аэропорта» является таблица «Сотрудники». Эта таблица является главной в силу того, что в ней содержится вся необходимая информация о сотрудниках. На основании этой таблицы можно получить информацию об адресах сотрудников, их семейном положении, детях, зарплате и другие данные.








    Рисунок 1 Схема данных

    Для реализации АИС «Отдел кадров аэропорта» средствами MS-Access требуются:
    IBM PC или совместимый компьютер с процессором 486 или выше;
  • DOS 3.3 или выше;
  • Microsoft Windows XP;
  • Microsoft Office 2003 или выше;
  • Не менее 6 MB оперативной памяти (рекомендуется 8 MB);
  • 20 MB свободной памяти на жестком диске;
  • Манипулятор «мышь»;
  • Клавиатура.

    2.2 Система таблиц и форм АИС «Отдел кадров аэропорта»





  • Зарплата – содержит информацию о заработной плате сотрудника, тип данных – числовой.
  • Образование - содержит информацию об образовании сотрудника, тип данных – числовой.


    Рисунок 2 Режим Конструктор «Сотрудники»
    Внешний вид и содержание таблицы «Сотрудники» представлены на рисунке 3.


    Рисунок 3 Таблица «Сотрудники»
    Таблица 3 «Место предыдущей работы»

    Место предыдущей работы
  • Код места предыдущей работы
    Название компании
    Город
    Область
    Продолжение таблицы 3
    Номер телефона
    Код сотрудники

    Таблица «Место предыдущей работы» строится аналогичным способом и имеет 6 полей, в качестве ключевого слова выступает «код места предыдущей работы».

    Типы данных и форматы полей:
    Код места предыдущей работы –
  • Название компании – содержит информацию о названии компании, в которой сотрудник работал прежде, тип данных – текстовый.
  • Город – содержит информацию о названии города, в котором прежде работал сотрудник, тип данных – текстовый.
  • Область – содержит информацию о названии области, в которой работал сотрудник, тип данных – текстовый.
  • Номер телефона – содержит информацию о номере телефона данного предприятия, тип данных – числовой.
  • Код сотрудники – содержит информацию о коде данного сотрудника, тип данных – числовой.


    Рисунок 4 Режим Конструктор «Место предыдущей работы»

    Внешний вид и содержание таблицы «Место предыдущей работы» представлен на рисунке 5.


    Рисунок 5 Место предыдущей работы
    Таблица 4 «Дети»


  • Таблица «Дети» строится аналогичным способом и имеет 6 полей, в качестве ключевого слова выступает «код дети».

    Типы данных и форматы полей.
    Код дети -







  • Таблица должность строится аналогичным способом и имеет 2 поля, в качестве ключевого слова выступает «код должности».

    Типы данных и форматы полей.
    Код должности –






  • Таблица должность строится аналогичным способом и имеет 2 поля, в качестве ключевого слова выступает «код образования».
    Код образования–













  • >» / Выбрать внешний вид формы/Задать имя формы/Готово.













    В представленной АИС «Отдел кадров аэропорта» создано 12 различных запросов, позволяющих получить нужную информацию о сотрудниках, тем самым реализовать требования к АИС. Часть запросов являются проекциями и созданы по главной таблице «Сотрудники», некоторые из них используют условие отбора. Семь запросов являются связными или групповыми, т.к. созданы на основе нескольких связанных таблиц. Связи реализуются автоматически, потому что предварительно перед созданием таких запросов создается схема данных БД, которая является основной частью АИС
    Общий алгоритм создания простых запросов следующий:
    вызвать Конструктор запросов и определить объект, на основании которого строится запрос («Сотрудники»);
  • из основной таблицы перенести нужные поля в запрос;
  • при необходимости в нужном поле в строке Условие отбора указываем признак отбора записей;
  • закрываем с сохранением макет запроса, указываем его имя.
    По данному алгоритму был создан запрос о «Личные данные сотрудников» в режиме Конструктор представлен на рисунке 16


    Рисунок 16 Режим Конструктор «Личные данные сотрудников»
    Результат запроса выглядит следующим образом

    Рисунок 17 Личные данные сотрудников
    Запросы «Адреса сотрудников из Арзамаса» и «Адреса сотрудников из Нижнего Новгорода» созданы с условием отбора, один из запросов в режиме конструктор представлен на рисунке 18

    Рисунок 18 Режим Конструктор «Адреса сотрудников из Арзамаса»
    Результат запроса выглядит следующим образом

    Рисунок 19 Адреса сотрудников из Арзамаса
    Связные запросы различных видов строятся на основании двух и более таблиц связных между собой по связующим полям. На основании схемы АИС выбирается нужная таблица с интересующими нас данными.

    Алгоритм создания связных запросов заключается в следующем:

    1. вызвать Конструктор запросов и выбрать таблицы, на основании которых будет строиться запрос;

    2. из выбранных таблиц выносим необходимые поля в нужной последовательности;

    3.при необходимости в нужном поле в строке Условие отбора указываем признак отбора записей;

    4. закрываем с сохранением макет запроса, указываем его имя.

    По данному алгоритму был создан следующий запрос «Дети сотрудников» в режиме Конструктор Запросов, который представлен на рисунке 20.


    Рисунок 20 Режим Конструктор «Дети сотрудников»
    В результате создания данного запроса таблица имеет вид

    Рисунок 21 Дети сотрудников
    Остальные запросы создаются аналогично и представлены в приложении.
    2.4 Отчетные документы АИС «Отдел кадров аэропорта»




    Отчеты целесообразно создавать с помощью Мастера Отчетов. При этом выбирается объект, по которому строится отчет, отбираются необходимые поля, определяется вид отчета, необходимость сортировки записей, стиль заголовка, ориентация и вводится имя отчета, которое в готовом документе играет роль заголовка. При необходимости структура отчета корректируется с помощью Конструктора Отчетов.

    Внешний вид отчета «Дети» представлен на рисунке 22Рисунок 22 Дети
    2.5 Рекомендации по использованию базы данных «Отдел кадров аэропорта»
    База данных «Отдел кадров аэропорта» разработана для удобства управления и учета своей деятельности людям, работающим в данной сфере. Она включает в себя информацию о сотрудниках, их детях, месте жительства, месте предыдущей работы, должности, образовании, зарплате сотрудников, а также способна выполнять необходимые запросы к базе. Все это реализовано на удобном интерфейсе пользователя «Главная кнопочная форма».

    Интерфейс пользователя представляет собой кнопочную форму, где реализованы следующие возможности:
    выполнение запроса к базе;
  • просмотр и редактирование информации;
  • вывод отчетных форм;
  • быстрый выход из базы данных.

    Рисунок 23 Главная кнопочная формаГлавная кнопочная форма реализована по принципу гипертекста и имеет многоуровневую иерархическую структуру.

    При выборе запроса к базе данных пользователь получает доступ ко всем запросам разных видов, реализованных в базе данных, а именно к информации о сотрудниках, детях сотрудников, месте предыдущей работы, должности, семейном положении, образовании.
    Рисунок 24 Выполнить запрос к базе
    Основными операциями пользователя по ведению базы данных является корректировка записей, добавление новых и удаление старых записей. Эти действия обеспечивают достоверность информации в базе и должны выполняться оперативно. Поэтому опция меню Главной кнопочной формы «Просмотр и редактирование информации» является очень важной. При ее активизации пользователь имеет возможность просмотреть и отредактировать информацию о сотрудниках, их детях, образовании и др.

    Пользователь может получать отчеты о интересующей его информации не только самих сотрудников, но и их детей.

    Рисунок 25 Отчеты
    Представленный выше графический кнопочный интерфейс базы данных «Отдел кадров аэропорта» является наглядным и удобным средством для работы со всеми объектами базы данных. Такая главная кнопочная форма позволяет не только осуществлять поиск, сортировку данных, фильтрацию в таблицах, выполнять основные операции по ведению таблиц (обновление записей, добавление новых и удаление старых), а также обеспечивает работу пользователя с формами, запросами и отчетами.

    Необходимо также отметить, что при активизации форм пользователь имеет возможность использовать вынесенные кнопки для листания записей, что обеспечивает большее удобство и наглядность работы.

    Иерархическая структура главной кнопочной формы является оптимальной, так как включает в себя необходимое и достаточное количество объектов и операций. Каждый вид экрана и заставки на своем уровне также оптимален по размеру, расположению кнопок и надписей и цветовому оформлению.

    В случае если пользователю базы данных необходимо внести изменения в структуру таблиц, запросов, форм и отчетов, он должен активизировать объекты базы данных «Отдел кадров аэропорта» и внести изменения в них через соответствующие конструкторы. Представленная база данных предназначена для реализации конкретных требований, обозначенных в параграфе 1.1. В случае если появляются новые требования к базе данных, то она может быть дополнена новыми таблицами и запросами, и другими объектами.

    В базе данных «Отдел кадров аэропорта» предусмотрены необходимые меры защиты информации от несанкционированного доступа, а именно в ней установлен пароль, без ввода которого база данных запускаться не сможет.

    Очевидным является тот факт, что в наше время во много раз выросли объемы передаваемой и хранящейся информации. Если учесть, что значительный объем информации хранится в базах, данных, то просто необходимо при их создании уделять огромное внимание разработке политики безопасности.
    Для создания средств защиты информации необходимо определить природу угроз, формы и пути их возможного проявления и осуществления в автоматизированной системе. Для решения поставленной задачи все многообразие угроз и путей их воздействия приведем к простейшим видам и формам, которые были бы адекватны их множеству в автоматизированной системе.

    Исследование и анализ многочисленных случаев воздействий на информацию и несанкционированного доступа к ней показывают, что их можно разделить на случайные и преднамеренные.

    Случайные угрозы

    Исследование опыта проектирования, изготовления, испытаний и эксплуатации автоматизированных систем говорят о том, что информация в процессе ввода, хранения, обработки, ввода и передачи подвергается различным случайным воздействиям. Причинами таких воздействий могут быть:
    отказы и сбои аппаратуры;
  • помехи на линии связи от воздействий внешней среды;
  • ошибки человека как звена системы;
  • системные и системотехнические ошибки разработчиков;
  • структурные, алгоритмические и программные ошибки;
  • аварийные ситуации;
  • другие воздействия.
    Частота отказов и сбоев аппаратуры увеличивается в результате выбора и проектирования системы, слабой в отношении надежности функционирования аппаратуры. Помехи на линии связи зависят от правильности выбора места размещения технических средств ЛВС относительно друг друга и по отношению к аппаратуре соседних систем.

    Ошибки человека могут подразделяться на
    Преднамеренные угрозы

    Преднамеренные угрозы связаны с действиями человека, причинами которых могут быть определенное недовольство своей жизненной ситуацией, сугубо материальный интерес или простое развлечение с самоутверждением своих способностей, как у хакеров, и т.д. Итак, обычно считают, что есть следующие способы перехвата информации с компьютера:
    - собственно электромагнитное излучение от PC;
  • наводки и 4)
    5) редкие способы (в виде наведенных лазеров).

    Для вычислительных систем характерны следующие штатные каналы доступа к информации:
    терминалы пользователей и администратора системы;
  • средства отображения информации;
  • средства загрузки программного обеспечения;
  • средства документирования информации;
  • носители информации;
  • внешние каналы связи.

    Защиты на уровне пользователя в Access2003 предоставляет возможность защиты двумя типами разрешений на доступ: явным и неявным.

    Разрешения называются явными, если они непосредственно присвоены учетной записи пользователя; такие разрешения не влияют на разрешения других пользователей. Неявными называются разрешения на доступ, присвоенные учетной записи группы. Пользователь, включенный в такую группу, получает все разрешения, предоставленные группе; удаление пользователя из этой группы лишает его всех разрешений, присвоенных данной группе. При попытке пользователя выполнить какую-либо операцию с защищенным объектом базы данных его текущие разрешения определяются сочетанием явных и неявных разрешений на доступ. На уровне пользователей всегда действуют минимальные ограничения из налагаемых явными разрешениями для пользователя и для всех групп, к которым принадлежит данный пользователь.

    Изменять разрешения на отдельные объекты базы данных могут следующие пользователи:
    администратор определенной в файле рабочей группы, который использовался при создании конкретной базы данных. В данной представленной работе роль администратора выполняет программист и работник кадровой службы;
  • сотрудник организации имеет право на создание таблицы, запроса, формы, отчета и является владельцем этого объекта.
    Особенности организации учетных записей в базе данных «Отдел кадров аэропорта»:
    для входа в приложение Access могут быть использованы только учетные записи пользователя;
  • учетные записи, создаваемые для пользователей базы данных, сохраняться в файле той рабочей группы, к которой пользователи будут присоединяться для работы с базой данных;
  • после установке базы данных в системе необходимо создать уникальные пароли для учетных записей администратора и пользователей.
    В качестве пароля рекомендуется выбирать: набор букв и цифр не менее 20 символов. Не рекомендуется выбирать такие данные как имена, даты рождения, названия населенных пунктов и т.д.; короткий пароль менее восьми символов и слова из словаря. Пароль позволит ограничить доступ работников к полной информации о сотрудниках. Они будут иметь доступ к только к той информации, которая не обходима им для работы, например, для работников бухгалтерии необходимы данные об образовании, должности, стаже работы и детях сотрудников для начисления заработной платы, и они благодаря использованию пароля будут иметь доступ только к этой информации. А для работников кадровой службы необходим доступ к полной информации, так как вся информация при принятии сотрудника на работу проходит через отдел кадров.


    Заключение
    Результатом выполнения дипломной работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в организации. Таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации. Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс.

    В процессе разработки и написания автоматизированной информационной системы «Отдел кадров аэропорта» и проведенного анализа деятельности работников кадровой службы смогла выделить основные задачи и поставить функции системы, учитывая все нюансы и особенности данного рода деятельности, применив к этому полученные знания в области информационных технологий. Результатом моей работы получилась автоматизированная информационная система «Отдел кадров аэропорта» - это система автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест.

    Список использованных литературных источников

    Бакаревич, Ю.Б. Самоучитель Microsoft Access 2002 / Ю.Б. Бакаревич, Н.В. Пушкина. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002.
  • Бойко, В.В. Проектирование баз данных информационных систем / В.В. Бойко, В.М. Савинков. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 351 с.
  • Голицина, О.Л. Базы данных [Текст]: учеб. пособие / О.Л. Голицина, Н.В. Максимов, И.И. Попов. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с
  • Гончаров, А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами / А.Ю. Гончаров. - М. 2004.
  • Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.
  • Мартин, Дж. Планирование развития автоматизированных систем / Дж. Мартин. – М.: Финансы и статистика, 2009.
  • Мартьянова, А.Е. Методическое пособие по проектированию баз данных / А.Е. Мартьянова. - Астрахань, 2003. - 143 с.
  • Ролланд, Ф.Д. Основные концепции баз данных / Ф.Д. Ролланд. – 2002.
  • СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к микроклимату про
  • Трифонова, Н.А. Office для студента / Н.А. Трифонова, С.С. Прозорова - 2004.





  • перейти в каталог файлов


    связь с админом